GDPR & Datasikkerhed

hos Marathon Sport ApS

Hos Marathon Sport har vi et fælles ansvar for at beskytte både kunders og kollegaers data. Det gælder uanset om du arbejder i butik, på lager eller på kontoret. Herunder får du en oversigt over, hvordan vi håndterer data og hvilke regler du som medarbejder skal kende og følge.

Hvad er persondata?

Persondata er alle oplysninger, der kan bruges til at identificere en person – fx navn, telefonnummer, e-mail, adresse, ordrehistorik og betalingsoplysninger.

Generelle principper for datasikkerhed

• Behandl alle kundedata med fortrolighed – som om det var dine egne oplysninger.
• Videregiv aldrig kundedata til andre kunder, uvedkommende personer eller chatrobottor - fx ChatGPT.
• Undgå at tale højt om kunders oplysninger foran andre.
• Efterlad aldrig en åben terminal med kundedata synlig.

Butiksmedarbejdere og POS-terminaler (Ka-Ching)

Som butiksansat bruger du Ka-Ching på terminalen til at behandle kundekøb, udstede kvitteringer og registrere e-mails til fordelsprogrammet.

• Indtast altid kundens e-mail med samtykke – altså at kunden er klar over det.
• Vis aldrig kunders fulde navne, e-mail eller ordrehistorik til andre kunder.
• Lad aldrig terminalen være ubemandet i længere tid af gangen i butikkens åbningstid.
• Undlad at gemme eller skrive kundedata ned på papir eller privat mobil.

Medarbejdere med adgang til e-mail og ordrehistorik

Hvis du anvender arbejdspladsens systemer og har adgang til fx Gmail og ordredata, skal du være ekstra opmærksom:

• Brug stærke adgangskoder og totrinsbekræftelse på din Google-konto og andre systemer anvendt på arbejdspladsen.
• Åbn aldrig vedhæftede filer eller links fra ukendte eller mistænkelige e-mails.
• Giv aldrig dine loginoplysninger videre – heller ikke til kolleger.
• Opbevar ikke følsomme oplysninger i ubeskyttede dokumenter.

Hvornår kan en medarbejder gøres ansvarlig?

En medarbejder kan gøres ansvarlig, hvis vedkommende:

• Forsætligt (med vilje) eller groft uagtsomt (meget uforsigtigt) forårsager et brud på datasikkerheden.
• Handler i strid med tydelige instruktioner eller træning.
• Undlader at læse virksomhedens GDPR-politik, efter at være blevet gjort opmærksom på, at den er tilgængelig.

Phishing, spoofing og ondsindet e-mail

Vi oplever jævnligt forsøg på snyd via falske e-mails. Det kan være “spoofing”, hvor afsenderen ser ud som om det er en chef eller leverandør.

• Vær skeptisk overfor e-mails med pres, haster eller pengeoverførsler.
• Kontrollér altid afsenderens e-mailadresse grundigt.
• Kontakt det digitale team, hvis du er i tvivl om en besked er ægte.
• Slet spam og mistænkelige beskeder uden at klikke på links.

Hvad siger loven? (GDPR)

EU’s databeskyttelsesforordning (GDPR) gælder for alle virksomheder og ansatte, og beskytter rettighederne for både kunder og kolleger.

• Du må kun behandle persondata, hvis det er nødvendigt og du har lovlig grund (samtykke, køb mv.).
• Oplysninger skal være sikre og ikke tilgængelige for uvedkommende.
• Kunden har ret til at få indsigt i, ændret eller slettet sine oplysninger.

Din rolle som medarbejder

Alle ansatte i Marathon Sport, uanset rolle, har ansvar for at:

• Forstå og respektere reglerne om databeskyttelse
• Handle ansvarligt, når de arbejder med kundedata
• Indberette eventuelle databrud eller fejl til ledelsen hurtigst muligt

Behandling af medarbejderdata

Hos Marathon Sport ApS behandler vi personoplysninger om medarbejdere i overensstemmelse med GDPR og den danske databeskyttelseslov.

Hvilke oplysninger indsamles?

• Navn, adresse, telefonnummer og e-mail
• CPR-nummer
• Bankoplysninger til lønudbetaling
• Oplysninger om arbejdstid, ferie og fravær
• Oplysninger om din ansættelseskontrakt og vilkår
• Eventuel kontaktperson ved sygdom/ulykke
• Oplysninger om adgang til systemer (f.eks. Ka-Ching eller Gmail)
• Dokumentation for lovpligtige kurser eller sikkerhedstræning
• Eventuel intern kommunikation og evalueringer

Hvem har adgang?

Kun relevante personer fra ledelse har adgang til dine oplysninger. Hvis eksterne systemleverandører (f.eks. lønsystemer) behandler data, har vi en databehandleraftale med dem, som sikrer, at dine oplysninger behandles forsvarligt.

Hvor længe opbevares oplysningerne?

Oplysninger opbevares kun så længe, det er nødvendigt for formålet – fx under ansættelsen og i op til 5 år efter fratrædelse, hvis det er nødvendigt af hensyn til regnskab, dokumentation eller juridiske krav.

Dine rettigheder

Du har ret til:

• Indsigt i dine oplysninger
• At få rettet urigtige oplysninger
• At få slettet oplysninger, hvis de ikke længere er nødvendige
• At gøre indsigelse mod visse former for behandling

Henvend dig til nærmeste leder, hvis du har spørgsmål eller ønsker at udøve dine rettigheder.

Spørgsmål eller tvivl?

Er du i tvivl om noget vedr. datasikkerhed, så kontakt din nærmeste leder eller det digitale team. Hellere spørge én gang for meget end én gang for lidt.